Dalam era globalisasi dewasa ini, manajemen proyek merupakan suatu keharusan. Hal ini berarti bahwa beberapa pekerjaan akan lebih efektif dan efisien bila dikelola dalam kerangka proyek dan bukan merupakan pekerjaan biasa. Dari kebutuhan tersebut diperlukan manajemen proyek secara benar, pemahaman aka manajemen proyek secara benar sangatlah penting.

Salah satu Definisi proyek

Menurut PMBOK Guide (2004) sebuah proyek memiliki beberapa karakteristik penting yang terkandung didalamnya yaitu:

  • Temporary (Sementara) berarti setiap proyek selalu memiliki jadwal yang jelas kapan dimulai dan kapan diselesaikan. Sebuah proyek berakhir jika tujuannya telah tercapai atau kebutuhan terhadap proyek itu tidak ada lagi sehingga proyek tersebut dihentikan.
  • Unik artinya bahwa setiap proyek menghasilkan suatu produk, solusi, service atau output tertentu yang berbeda-beda satu dan lainnya.
  • Progressive elaboration adalah karakteristik proyek yang berhubungan dengan dua konsep sebelumnya yaitu temporary dan unik. Setiap proyek terdiri dari langkah-langkah yang terus berkembang dan berlajut sampai proyek berakhir.

Manajemen proyek merupakan aplikasi pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik dalam aktivitas-aktivitas proyek untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan proyek. Manajemen proyek yaitu initiating, planning, executing, monitoring, dan controlling serta closing keseluruhan proses proyek tersebut.

load out skidding

Dalam situasi sekarang perusahaan perlu menjaga agar pencapaian yang diperoleh dalam pelaksanaan proyek tetap menjaga hubungan baik dengan pelanggan. Selain itu pencapaian tujuan proyek, maka harus memperhatikan batasan waktu, biaya, lingkup pekerjaan dengan memanfaatkan resources yang dimiliki oleh perusahaan. Dalam pelaksanaan proyek terdapat juga proses  tawar menawar antara berbagai pembatas. Jika kualitas hasil ingin dinaikkan, akan membawa konsekwensi kenaikan biaya dan waktu. Sebaliknya, jika biaya ditekan agar lebih murah dengan waktu pelaksanaan tetap sama, maka konsekuensinya adalah kualitas bisa turun.

Proyek bisa dilihat dari sumberdaya yang dibutuhkan, biayanya dan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Ukuran proyek dapat dilihat dari jumlah kegiatan, besarnya biaya, jumlah tenaga kerja, dan waktu yang diperlukan. Sedangkan tingkat kompleksitasnya suatu proyek ditandai dengan jumlah kegiatan dan hubungan antar kegiatan, jenis dan jumlah hubungan antar kelompok/organisasi dalam proyek, jenis dan hubungan antar kelompok didalam organisasi dan pihak luar, serta tingkat kesulitannya.

Keberhasilan Manajemen Proyek

Manajemen proyek dianggap berhasil jika dapat mencapai tujuan yang diinginkan dengan memenuhi waktu yang dialokasikan, biaya yang dianggarkan, sesuai spesifikasi yang ditentukan, diterima oleh customer, perubahan lingkup minimum pekerjaan yang disetujui, tanpa merubah budaya positif perusahaan serta tanpa mengganggu aliran pekerjaan utama dari organisasi.

Penerapan manajemen proyek secara benar akan mendatangkan keuntungan dari segi aktual dan biaya dibandingkan dengan pengelolaan dilakukan seperti pengelolaan layaknya pekerjaan jasa. Proyek mempunyai karakteristik tertentu yang berbeda dengan aktivitas lain, dalam hal organisasi, pengelolaan, pemakaian sumber daya, waktu, kompleksitas dan ketidakpastian. Dengan demikian diperlukan cara penanganan tertentu terhadap proyek yang berbeda dengan penanganan kegiatan yang lain.

Karakteristik Proyek dalam Pelaksanaanya.

Sebuah proyek sifatnya temporer, karena ia merupakan serangkaian rencana-rencana kerja. Dari menit ke menit keadaan berkembang, yang semula masih berupa rencana kini sedikit demi sedikit merupakan rangkaian pencapaian.

Sebuah proyek akan mencatat apa yang direncana dan apa yang telah dicapai. Penyimpangan yang terjadi merupakan prestasi keberhasilan atau kegagalan dari pelaksanaan. Semakin sedikit atau semakin kecil penyimpangan yang terjadi maka dapat dikatan semakin baik prestasi yang dicapai.

Tidak jarang dalam sebuah manajemen proyek, target pencapaian sengaja dibuat rendah sehingga mempermudah bagi pelaksanauntuk “berprestasi” dalam mencapai target, bahkan tidak jarang diharapkan dapat melampaui target.

Jika suatu target memiliki sifat yang “fixed”, harus tepat pada suatu nilai atau ukuran, maka dalam pelaksanaan akan terjadi variabel yang dimaksudkan untuk mempertahankan supaya hasil akhir tepat seperti yang ditargetkan. Sebaliknya jika unsure-unsir dalam pelaksaan proyek sifatnya fixed, maka hasil akhir yang dicapai akan bersifat variable.

Sebuah proyek mempunyai tujuan akhir yang telah ditentukan dan dapat diukur (dihitung nilainya). Jika sebuah proyek ditentukan tujuan/targetnya, maka target itu harus dinyatakan dalam suatu uraian. Hal ini untuk menghindarkan terjadinya penyimpangan antara apa yang direncanakan dengan apa yang didapat. Sebuah proyek didukung dengan waktu, biaya, dan tingkat kepuasan pada hasil yang dicapai.